Datenschutzerklärung Kundenbereich

1. Verantwortlicher und allgemeine Hinweise

Der Kundenbereich unter app.immila.de/kundenbereich wird von der Immtelli Technologies UG (haftungsbeschränkt) als Auftragsverarbeiterin für die jeweils zuständige Hausverwaltung betrieben.

Verantwortlich im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Hausverwaltung, die Ihnen den Zugang zum Kundenbereich bereitgestellt hat. Sie legt die Zwecke und Mittel der Verarbeitung fest. Die Immtelli Technologies UG verarbeitet die Daten ausschließlich weisungsgebunden nach Art. 28 DSGVO.

Die Kontaktdaten Ihrer verantwortlichen Hausverwaltung finden Sie in deren Datenschutzerklärung und in der E-Mail, mit der Ihnen der Zugangslink zum Kundenbereich zugestellt wurde.

Betreiber der Plattform (Auftragsverarbeiterin):
Immtelli Technologies UG (haftungsbeschränkt)
Bettina-von-Arnim-Straße 36a
65760 Eschborn
Telefon: 0155 65 77 69 41
E-Mail: info@immtelli-technologies.de

Die Übertragung Ihrer Daten erfolgt stets transportverschlüsselt nach dem Stand der Technik. Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Soweit wir uns in dieser Erklärung auf Rechtsgrundlagen der DSGVO beziehen, gelten: Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung), lit. b (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen), lit. c (rechtliche Verpflichtung) und lit. f (berechtigte Interessen).

2. Verarbeitung beim Zugriff auf den Kundenbereich

Beim Aufruf des Kundenbereichs verarbeiten wir folgende Daten automatisch zum Zweck der sicheren und fehlerfreien Bereitstellung der Anwendung und zur Abwehr von Missbrauch:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• verwendeter Browser und Betriebssystem
• aufgerufene Seite und Referrer

Rechtsgrundlage ist unser und das berechtigte Interesse der Hausverwaltung am stabilen und sicheren Betrieb des Kundenbereichs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Der Kundenbereich setzt keine Cookies oder Tracking-Technologien ein, die einer Einwilligung nach § 25 TTDSG bedürfen.

3. Verarbeitung im Kundenbereich

Der Kundenbereich ermöglicht Eigentümern, Mietern, Beiräten und weiteren von der Hausverwaltung berechtigten Personen den digitalen Zugang zu Vorgängen, Dokumenten und Informationen zu ihrer Einheit. Der Zugang erfolgt über einen personalisierten, zeitlich befristeten Zugangslink, der an Ihre bei der Hausverwaltung hinterlegte E-Mail-Adresse versandt wird.

Die im Kundenbereich angezeigten Vorgänge, Dokumente und Zusammenfassungen sind Sach- und Verwaltungsdaten der Liegenschaft, die von der Hausverwaltung unter deren Verantwortung bereitgestellt werden. Zur übersichtlichen Darstellung werden von der Hausverwaltung vorbereitete KI-gestützte Zusammenfassungen angezeigt; diese werden serverseitig vorberechnet und nicht durch Ihren Abruf ausgelöst. Die nachfolgenden Abschnitte beschreiben ausschließlich die Verarbeitungen, bei denen Sie im Kundenbereich aktiv personenbezogene Daten übermitteln.

Rechtsgrundlage der nachfolgenden Verarbeitungen ist regelmäßig die Erfüllung der Aufgaben der Hausverwaltung aus dem mit Ihnen bzw. der Eigentümergemeinschaft bestehenden Verwaltungsverhältnis (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie deren berechtigtes Interesse an einer effizienten digitalen Abwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Empfänger und Auftragsverarbeitung

Wir geben personenbezogene Daten nur an Dritte weiter, soweit dies zur Erbringung der Leistung erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Folgende Kategorien von Empfängern kommen regelmäßig in Betracht:

• Ihre Hausverwaltung (Verantwortliche): Sie erhält Einsicht in die im Kundenbereich übermittelten Daten, insbesondere Änderungsmitteilungen zu Ihren Kontaktdaten.
• Hoster der Plattform und Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Zugangslinks, Bestätigungscodes): Microsoft Azure, betrieben durch Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin, Irland. Die Rechenzentren befinden sich in der Europäischen Union. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO liegt vor.
• Verwaltungssoftware der Hausverwaltung: Soweit die Hausverwaltung es eingerichtet hat, werden Stammdatenänderungen mit der von ihr eingesetzten Verwaltungssoftware synchronisiert.

Eine Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter stellen wir Hausverwaltungen im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages zur Verfügung.

5. Übermittlung in Drittländer

Die Verarbeitung personenbezogener Daten findet grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union statt. Bei Microsoft kann nicht ausgeschlossen werden, dass es im Rahmen von Support- oder Administrationsprozessen zu einem Zugriff aus einem Drittland kommt. Soweit Daten in ein Drittland übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere auf Basis der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, sowie ergänzender technischer und organisatorischer Maßnahmen.

6. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die im Kundenbereich angezeigten KI-gestützten Zusammenfassungen dienen ausschließlich der übersichtlichen Darstellung und entfalten keine rechtliche Wirkung Ihnen gegenüber.

7. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77).

Da Ihre Hausverwaltung die Verantwortliche für die im Kundenbereich verarbeiteten Daten ist, richten Sie Anfragen zur Ausübung Ihrer Rechte bitte primär an diese. Die Immtelli Technologies UG unterstützt die Hausverwaltung bei der Bearbeitung und leitet an uns gerichtete Anfragen gegebenenfalls an die zuständige Hausverwaltung weiter.

Für eine Kontaktaufnahme mit uns als Betreiberin der Plattform genügt eine formlose Nachricht an die unter Ziffer 1 angegebenen Kontaktdaten.